Anwendungsfall 02 · Eintritt
Am ersten Tag zählt nur eines: Es ist alles da.
Onboarding scheitert selten am guten Willen, sondern an der Koordination über mehrere Abteilungen, mehrere Systeme und eine Excel-Liste. Ein Koordinations-Agent führt die Checkliste, überwacht Fristen, fasst selbstständig nach und meldet, was bis Tag 1 noch offen ist — rechtzeitig genug, damit es niemand mehr merkt.
Wie viel Koordinationsaufwand in einem Eintritt bei Ihnen steckt, hängt an Ihrer Systemlandschaft und der Zahl der beteiligten Stellen. Diese Ausgangswerte erheben wir gemeinsam in der Potenzialanalyse.
Die Ausgangslage
Onboarding ist kein Prozess. Es ist eine Kette aus Erinnerungen.
Zwischen Zusage und erstem Arbeitstag liegt eine lange Reihe kleiner Einzelschritte, verteilt auf HR, IT, Facility, Fachbereich, Führungskraft und Lohnverrechnung. Keiner davon ist schwierig. Alle zusammen sind kaum zu überblicken.
Deshalb bleibt regelmäßig etwas liegen: der Laptop, der zu spät bestellt wurde; die Berechtigung, die niemand beantragt hat; das Probezeitgespräch, an das erst nach Ablauf jemand denkt. Der Schaden ist selten dramatisch, aber verlässlich.
Welche dieser Schritte bei Ihnen wie viel Aufwand verursachen, sehen wir erst in der Prozessaufnahme. Der teuerste Posten ist dabei ohnehin selten die Arbeitszeit, sondern der verlorene erste Eindruck.
Das Ensemble
Ein Agent, der die Checkliste nicht nur kennt, sondern führt.
Der Koordinations-Agent ist der Orchestrator dieses Ensembles. Er kennt die vollständige Eintrittscheckliste je Rolle und Standort, weiß, welcher Schritt von welchem anderen abhängt, und behält die Fristen im Blick — von der Zusage bis zum Ende der Probezeit.
Die drei Spezialisten arbeiten parallel, nicht nacheinander. Die Prüfinstanz zieht drei Arbeitstage vor dem Eintritt eine Vollständigkeitsbilanz — zu einem Zeitpunkt, an dem Nachbestellen noch möglich ist.
Parallel statt sequenziell
Alles gleichzeitig anstoßen
IT, Facility und Fachbereich werden am selben Tag beauftragt. Die längste Vorlaufzeit bestimmt den Termin — nicht die Summe aller Wartezeiten hintereinander.
Nachfassen als Funktion
Erinnern gehört zum Prozess
Offene Punkte werden nicht protokolliert und vergessen, sondern in definierten Abständen bei der zuständigen Stelle nachgefasst — mit Eskalation an die Führungskraft, wenn eine Frist reißt.
Prüfung mit Vorlauf
Drei Tage sind der Unterschied
Eine Vollständigkeitsprüfung am Vorabend hilft niemandem. Bei T-3 lässt sich ein fehlendes Gerät noch beschaffen und eine fehlende Berechtigung noch genehmigen.
Ablauf im Takt
Von der Zusage bis zum Ende der Probezeit.
Neun Takte über einen Zeitraum von typischerweise vier bis fünf Monaten. Die Zeitangaben beziehen sich auf den vereinbarten Eintrittstermin: T-14 bedeutet vierzehn Kalendertage davor, T+30 dreißig Tage danach.
Zusage und Prozessstart
Sobald die Zusage im Bewerbermanagement oder Personalsystem hinterlegt ist, legt der Koordinations-Agent den Eintrittsvorgang an. Er zieht die passende Checkliste für Rolle, Standort, Vertragsart und Beschäftigungsausmaß und errechnet aus dem Eintrittstermin rückwärts alle Fristen. Fehlen Stammdaten für den Start, fordert er sie gezielt bei HR an.
Vertragsentwurf und Dienstzettel
Der Dokumenten-Agent befüllt aus Ihren Vorlagen Dienstvertrag und Dienstzettel und legt die einschlägigen Beilagen dazu: Datenschutz-Belehrung, geltende Betriebsvereinbarungen, rollenspezifische Zusatzvereinbarungen wie Homeoffice- oder Kfz-Regelung. Das Paket geht als Entwurf an HR, nicht an die neue Person — Prüfung und Unterzeichnung bleiben ein menschlicher Schritt.
Preboarding-Willkommenspaket
Nach der Vertragsunterzeichnung versendet der Agent das Willkommenspaket: Ablauf des ersten Tages, Anfahrt und Parksituation, Ansprechpersonen mit Foto und Rolle, Kleiderordnung, mitzubringende Unterlagen. Rückfragen der neuen Person werden aufgenommen und, wenn sie nicht aus den freigegebenen Unterlagen beantwortbar sind, an HR übergeben.
Parallele Anforderungen auslösen
Der Bereitstellungs-Agent eröffnet am selben Tag alle nötigen Vorgänge: Tickets für Notebook, Peripherie und Mobiltelefon im IT-Service-Management, Arbeitsplatz, Schlüssel und Ausweis bei Facility, Berechtigungsrollen im Identity-Management, fachbereichsspezifische Werkzeuge beim Team. Jede Anforderung enthält den benötigten Bereitstellungstermin, nicht nur den Eintrittstermin.
Status verfolgen und nachfassen
Der Koordinations-Agent liest die Ticketstände aus und pflegt eine konsolidierte Übersicht über alle beteiligten Systeme hinweg. Bleibt eine Rückmeldung aus, erinnert er die zuständige Stelle in definierten Abständen; reißt eine Frist, eskaliert er an die Führungskraft. HR muss nicht mehr fragen, wie der Stand ist — der Stand ist sichtbar.
Vollständigkeitsprüfung bei T-3
Drei Arbeitstage vor dem Eintritt zieht die Prüfinstanz Bilanz und bewertet jeden offenen Punkt danach, ob er den ersten Arbeitstag blockiert. Das Ergebnis ist eine Ampelübersicht mit benannter zuständiger Stelle. Rote Punkte gehen unmittelbar an HR und Führungskraft — mit dem Hinweis, was ohne diesen Punkt am Tag 1 nicht möglich ist.
Tag-1-Ablaufplan
Am Vortag stellt der Agent den Ablauf des ersten Tages zusammen und verteilt ihn an alle Beteiligten: Empfang, Geräteübergabe, Sicherheitsunterweisung, Systemeinführung, Vorstellungsrunde, Mittagessen mit der Patin oder dem Paten. Alle Termine liegen im Kalender, alle Beteiligten sind eingeladen, die neue Person hat den Plan vorab.
Check-in nach der ersten Woche
Am Ende der ersten Woche stellt der Agent eine kurze Rückfrage an die neue Person: Was funktioniert, was fehlt noch, wo hakt es. Technische Lücken — ein fehlender Zugang, ein nicht eingerichtetes Postfach — gehen direkt als Vorgang zurück an die zuständige Stelle. Inhaltliche Rückmeldungen gehen an die Führungskraft, nicht in eine Auswertung.
30-60-90-Feedback und Probezeit
Der Enablement-Agent löst zu den drei Meilensteinen des Einarbeitungsplans jeweils einen Feedbacktermin zwischen Führungskraft und neuer Person aus und stellt beiden Seiten einen kurzen Leitfaden bereit. Rechtzeitig vor Ablauf der Probezeit erinnert der Koordinations-Agent die Führungskraft mit ausreichend Vorlauf für ein ordentliches Gespräch und die daraus folgende Entscheidung.
Anbindung & Voraussetzungen
Onboarding berührt mehr Systeme als jeder andere HR-Prozess.
Genau deshalb ist die Koordination der Aufwand — und genau deshalb ist die Schnittstellenlage der entscheidende Punkt in der Analysephase. Wo keine Schnittstelle existiert, arbeiten wir mit E-Mail-basierten Vorgängen weiter, statt eine Anbindung zu erzwingen.
System
Personalsystem
Führendes System für Stammdaten, Eintrittstermin, Rolle, Abteilung, Vertragsart und Probezeitende. Wir lesen diese Felder und schreiben den Onboarding-Status zurück. Zugriff auf Gehaltsbestandteile ist ausgeschlossen.
System
IT-Service-Management
Ticketsystem für Equipment, Arbeitsplatz und Zugänge. Der Agent legt Vorgänge an, ergänzt Zieltermine und liest Statusänderungen. Üblich sind Jira Service Management, ServiceNow, OTOBO oder ein bestehendes Ticketpostfach.
System
Verzeichnis & Identity Management
Active Directory, Entra ID oder ein vergleichbares IAM für Konten und Berechtigungsrollen. Der Agent beantragt Rollen und prüft deren Zuweisung — die Vergabe selbst erfolgt erst nach Genehmigung durch die Führungskraft.
System
Lernplattform & Kalender
LMS für Pflicht- und Rollenschulungen, Microsoft 365 oder Google Workspace für Termine und Einladungen. Der Agent weist Kurse zu, setzt Fälligkeiten und legt die Termine des ersten Tages an.
Daten
Checklisten und Rollenmodell
Je Rollenfamilie eine Sollcheckliste mit Positionen, zuständiger Stelle und Vorlaufzeit sowie ein Berechtigungsrollenmodell. Wo das nur als Erfahrungswissen existiert, erheben wir es in ein bis zwei Workshops je Bereich.
Beistellung
Was Sie beitragen
Aktuelle Vertrags- und Dienstzettelvorlagen, benannte Ansprechpersonen in IT und Facility, freigegebene Standardschulungen sowie die Abstimmung mit Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten vor dem produktiven Start.
Auftragsverarbeitungsvertrag, Berechtigungskonzept und Protokollierungsumfang klären wir vor der ersten Konfiguration. Details dazu im Governance-Rahmen.
Grenzen & Freigaben
Ein Koordinator, kein Unterzeichner.
Onboarding-Automatisierung berührt zwei sensible Punkte: rechtsverbindliche Dokumente und Zugriffsrechte auf Unternehmenssysteme. Bei beiden endet die Zuständigkeit des Agenten genau dort, wo die Verantwortung beginnt.
Der Agent bereitet vor, fordert an und erinnert. Er unterzeichnet nichts und erteilt keine Rechte. Jede Berechtigungsrolle wird beantragt, dokumentiert und erst nach Genehmigung durch die Führungskraft im Zielsystem gesetzt.
- Keine automatische Vertragsunterzeichnung. Verträge und Dienstzettel entstehen als Entwurf und werden von HR geprüft und freigegeben.
- Keine Rechteerteilung ohne Genehmigung. Der Agent beantragt Rollen, die Vergabe bleibt beim genehmigenden Menschen und im Zielsystem.
- Kein Zugriff auf Gehaltsbestandteile. Entgelt, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sind für dieses Ensemble nicht sichtbar.
- Keine eigenständige Änderung von Stammdaten. Abweichungen werden gemeldet, korrigiert wird im führenden System durch HR.
- Keine Bewertung der neuen Person. Rückmeldungen aus Check-ins gehen an die Führungskraft und fließen in keine Leistungsbeurteilung ein.
- Keine Entscheidung über die Probezeit. Der Agent erinnert an das Gespräch und stellt den Leitfaden bereit — mehr nicht.
- Keine Terminvergabe ohne Bestätigung. Kalendereinträge für Führungskräfte werden vorgeschlagen, nicht ungefragt gesetzt.
Häufige Fragen
Was HR und IT uns dazu fragen
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie an hallo@taktfabrik.at — wir antworten selbst, nicht per Agent.
Wie viele Stellen berührt ein Eintritt bei Ihnen?
In der Potenzialanalyse zeichnen wir Ihren Eintrittsprozess auf: beteiligte Abteilungen, Systeme, Vorlaufzeiten und die Punkte, an denen es regelmäßig hängen bleibt. Sie bekommen eine belastbare Aufwandszahl je Eintritt.