Anwendungsfall 01 · Talent Acquisition
Jede Bewerbung bekommt dieselbe Sorgfalt — auch die achtzigste.
Ein Ensemble aus fünf spezialisierten Agenten liest eingehende Bewerbungen, prüft die Musskriterien, bewertet das Skill-Profil gegen Ihr Anforderungsprofil und legt eine begründete Entscheidungsvorlage samt Antwortentwurf vor. Eingeladen oder abgesagt wird erst, wenn ein Mensch freigegeben hat.
Was ein solches Projekt bei Ihnen bewirkt, hängt an Ihrem Volumen und Ihren Abläufen. Diese Ausgangswerte erheben wir gemeinsam in der Potenzialanalyse.
Die Ausgangslage
Der Engpass ist nicht die Auswahl. Es ist alles, was davor passiert.
In den meisten Recruiting-Abteilungen liegt der Aufwand nicht in der fachlichen Beurteilung, sondern in der Vorarbeit: Dokumente öffnen, Daten abtippen, Zeugnisse querlesen, Verfügbarkeiten heraussuchen, Absagen formulieren, Termine abstimmen.
Das kostet nicht nur Zeit. Es kostet auch Bewerber:innen: Wer zehn Tage auf eine Reaktion wartet, hat in einem angespannten Arbeitsmarkt oft längst zugesagt. Und es kostet Nachvollziehbarkeit — im Nachhinein lässt sich selten rekonstruieren, warum eine Bewerbung aussortiert wurde.
Heute · manuell
abhängig von freien Kapazitäten- Bewerbungen sammeln sich, bis jemand einen freien Nachmittag hat
- Der Maßstab verschiebt sich zwischen Montagvormittag und Freitagnachmittag
- Übertragbare Kompetenzen aus artfremden Vorrollen werden übersehen
- Absageentwürfe entstehen unter Zeitdruck oder gar nicht
- Für Betriebsrat und Revision gibt es keine belastbare Dokumentation
Mit dem Ensemble
unmittelbar nach Eingang- Jede Bewerbung wird unmittelbar nach Eingang verarbeitet
- Dieselben Kriterien in derselben Gewichtung für alle Bewerbungen
- Vorrollen werden auf übertragbare Kompetenzen hin ausgewertet
- Einladung und Absage liegen als Entwurf zur Freigabe bereit
- Jede Einstufung ist mit Kriterium, Quelle und Begründung protokolliert
Das Ensemble
Fünf Spezialisten, ein Takt, eine Freigabestelle.
Jeder Agent hat genau einen Auftrag, genau einen Datenzugriff und genau ein Ergebnisformat. Der Orchestrator kennt die Reihenfolge, wartet auf Zwischenergebnisse und stoppt den Ablauf, sobald eine Information fehlt oder eine Ausnahmeregel greift.
Die Prüfinstanz arbeitet nachgelagert: Sie kontrolliert die Bewertung eines jeden Falls auf sachfremde Merkmale, bevor sie überhaupt bei Ihren Recruiter:innen landet.
Trennung von Erfassen und Bewerten
Erst lesen, dann urteilen
Der Extraktions-Agent bewertet nichts. Er stellt nur Fakten mit Quellenverweis bereit. Dadurch lässt sich später unterscheiden, ob ein Fehler beim Lesen oder beim Bewerten entstanden ist.
Musskriterien vor Matching
Harte Kriterien zuerst
Wer die Arbeitserlaubnis für die Stelle nicht hat, braucht keinen Skill-Score. Diese Reihenfolge spart Rechenzeit und verhindert, dass ein hoher Score über ein K.-o.-Kriterium hinwegtäuscht.
Prüfinstanz nachgelagert
Kontrolle vor der Vorlage
Die Compliance-Prüfung sieht das Ergebnis vor dem Menschen. So kommen auffällige Bewertungsmuster nicht erst in der Jahresauswertung ans Licht, sondern im Einzelfall.
Ablauf im Takt
Neun Takte vom Eingang bis zum Interviewtermin.
Jeder Takt hat einen zuständigen Agenten, ein definiertes Ergebnis und eine klare Übergabe an den nächsten Schritt. Bleibt eine Information offen, hält der Orchestrator an, statt zu schätzen.
Eingang erfassen und bestätigen
Bewerbungen laufen über Karriereseite, angebundene Jobbörsen oder das Bewerbungspostfach ein. Der Orchestrator legt den Vorgang im Bewerbermanagementsystem an, vergibt eine Fallnummer und löst die Eingangsbestätigung aus. Bewerber:innen erhalten eine Rückmeldung mit realistischem Zeithorizont für die nächste Etappe.
Unterlagen extrahieren
Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und Zertifikate werden gelesen — auch eingescannte oder abfotografierte Dokumente. Der Extraktions-Agent überführt sie in ein einheitliches Profil und hinterlegt zu jedem Feld, aus welchem Dokument und welcher Stelle der Wert stammt. Unleserliche oder widersprüchliche Angaben werden als offene Punkte markiert statt geraten.
Musskriterien abgleichen
Der Screening-Agent prüft die vier harten Anforderungen der Stelle: geforderte Qualifikation oder gleichwertiger Nachweis, Arbeitserlaubnis, Verfügbarkeit zum Eintrittstermin und Sprachniveau. Jedes Kriterium erhält eine Ampel und eine Begründung mit Fundstelle. Rot allein führt nicht zur Absage, sondern zu einem markierten Fall für die menschliche Sichtung.
Skill-Profil bewerten
Der Matching-Agent vergleicht das Profil gewichtet mit dem Anforderungsprofil der Stelle. Er berücksichtigt dabei auch Kompetenzen, die in Vorrollen erworben wurden und sich auf die ausgeschriebene Position übertragen lassen — etwa Schichtplanung aus der Pflege für eine Disponentenrolle. Jedes Kriterium wird einzeln bewertet und einzeln begründet; ein Gesamtwert ohne aufklappbare Einzelwerte wird nicht ausgegeben.
Gleichbehandlung prüfen
Die Compliance-Prüfinstanz kontrolliert die Bewertung darauf, ob sachfremde Merkmale eingeflossen sind, und verlangt zu jedem Abzug eine stellenbezogene Begründung. Sie protokolliert Zeitpunkt, beteiligten Agenten, Eingabe, Ergebnis und Begründung revisionssicher. Auffällige Muster über mehrere Fälle hinweg werden gesondert gemeldet.
Entscheidungsvorlage und Freigabe
Die fertige Vorlage liegt im Bewerbermanagementsystem: Profil, Ampel, Einzelbewertungen, Prüfprotokoll und die beiden vorbereiteten Antwortentwürfe. Ihre Recruiter:innen entscheiden, korrigieren einzelne Bewertungen oder fordern Nachreichungen an. Ohne diese Freigabe geht nichts weiter.
Einladung oder Absage versenden
Nach der Freigabe versendet der Kommunikations-Agent den freigegebenen Text in Ihrer Tonalität und dokumentiert den Versand am Vorgang. Absagen enthalten auf Wunsch eine sachliche, stellenbezogene Begründung und den Hinweis auf den Talentpool, sofern eine Einwilligung zur weiteren Speicherung vorliegt.
Interviewtermin koordinieren
Der Kommunikations-Agent liest die Verfügbarkeiten der beteiligten Fachabteilung aus dem Kalender und schlägt drei Termine vor. Nach der Auswahl durch die Bewerber:innen legt er den Termin samt Raum oder Videolink an, lädt alle Beteiligten ein und erinnert rechtzeitig vorab. Bleibt eine Rückmeldung aus, fasst er einmal nach.
Interview-Leitfaden und Nachfassen
Aus den offenen Punkten des Profils — unklare Lücken im Verlauf, nicht belegte Kompetenzen, Kriterien mit gelber Ampel — erzeugt der Orchestrator einen Gesprächsleitfaden mit gezielten Fragen. Nach dem Gespräch fasst er bei der Fachabteilung nach, bis eine Rückmeldung vorliegt, und schließt den Takt mit dem dokumentierten Ergebnis ab.
Anbindung & Voraussetzungen
Wir docken an das an, was bereits läuft.
Kein Systemwechsel, kein Datenumzug. Das Ensemble arbeitet über Schnittstellen mit Ihrer bestehenden Landschaft. Wenn eine Anbindung technisch nicht sinnvoll ist, sagen wir das in der Analysephase — nicht nach dem Kickoff.
System
Bewerbermanagement
Führendes System für Vorgang, Status und Historie. Wir lesen Stellen und Bewerbungen, schreiben Profil, Bewertung, Protokoll und Statuswechsel zurück. Benötigt eine API oder einen abgestimmten Import- und Exportweg.
System
Karriereseite & Jobbörsen
Eingangskanäle für neue Bewerbungen, angebunden per Webhook oder Feed. Wo ein Portal keine Schnittstelle bietet, läuft der Eingang über ein dediziertes Bewerbungspostfach.
System
Kalender & E-Mail
Microsoft 365 oder Google Workspace für Verfügbarkeiten, Terminanlage und Versand. Der Agent benötigt Lesezugriff auf Frei-/Gebucht-Zeiten der Fachabteilung, nicht auf Termininhalte.
Daten
Anforderungsprofile
Je Stellenfamilie ein Profil mit Musskriterien, Sollkriterien und Gewichtung. Liegt das nicht vor, erarbeiten wir es in einem Workshop mit Recruiting und Fachabteilung — meist ein halber Tag je Familie.
Daten
Textbausteine & Tonalität
Bestehende Einladungs- und Absagevorlagen sowie 10 bis 20 Beispiele gelungener Korrespondenz. Daraus leiten wir die Tonalität ab, statt sie zu erfinden.
Beistellung
Was Sie beitragen
Eine fachliche Ansprechperson im Recruiting, Zugang zu 50 bis 100 historischen Fällen für den Schattenbetrieb, die Auswahlrichtlinie sowie die Abstimmung mit Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten.
Auftragsverarbeitungsvertrag, Löschkonzept und Protokollierungsumfang klären wir vor der ersten Konfiguration. Details dazu im Governance-Rahmen.
Grenzen & Freigaben
Was dieses Ensemble bewusst nicht tut.
Personalauswahl gilt nach dem EU AI Act als Hochrisiko-Anwendung. Wir halten die Grenzen nicht ein, weil wir müssen, sondern weil ein System, das sie überschreitet, im Ernstfall weder vor dem Betriebsrat noch vor Gericht Bestand hat.
Kein Ergebnis dieses Ensembles ist eine Entscheidung. Alle Ausgaben sind Vorschläge mit Begründung und Quelle. Die Entscheidung über Einladung, Ablehnung und Einstellung trifft in jedem Einzelfall ein Mensch — technisch erzwungen, nicht organisatorisch vereinbart.
- Keine automatische Absage. Jede Absage braucht eine dokumentierte Freigabe durch eine namentlich benannte Person.
- Keine Video- oder Sprachanalyse. Weder Mimik, Stimme noch Sprechverhalten fließen in eine Bewertung ein.
- Keine Persönlichkeits- oder Eignungsdiagnostik. Bewertet wird ausschließlich, was im Anforderungsprofil steht.
- Kein Ranking ohne einsehbare Kriterien. Jeder Score lässt sich bis auf das einzelne Kriterium und dessen Gewicht aufklappen.
- Kein Scoring nach Foto, Alter, Herkunft, Geschlecht, Name, Familienstand oder Wohnadresse. Diese Felder werden für die Bewertung ausgeblendet.
- Keine Bewertung von Bewerbungen mit unvollständigen Unterlagen. Fehlt Wesentliches, wird nachgefordert statt geschätzt.
- Keine Weiterverwendung von Bewerberdaten außerhalb des Verfahrens. Talentpool nur mit ausdrücklicher Einwilligung.
Häufige Fragen
Was Recruiting-Teams uns zuerst fragen
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie an hallo@taktfabrik.at — wir antworten selbst, nicht per Agent.
Wie viel Zeit steckt in Ihrem Bewerbungseingang?
In der Potenzialanalyse messen wir Ihr tatsächliches Volumen, den Aufwand je Bewerbung und die Durchlaufzeit bis zur ersten Rückmeldung. Sie bekommen eine Zahl, mit der sich rechnen lässt — auch dann, wenn sie gegen ein Projekt spricht.